会议制度（草稿）

   为规范本协会各级各类会议，根据本会章程特制订本会议制度。 

 本会常规会议有：理事大会、常务理事会会议、会长办公会议、秘书长办公会议、秘书处办公会议、专业委员会负责人会议、专业委员会（团体会员单位）工作会、协会年会（会员大会）。

一、协会主要会议相关规定

1、理事大会：由本会会长召集，秘书处负责组织，协会所有理事、监事参加，邀请社团登记管理机关、业务主管部门及名誉会长到会监督指导。原则上为每年召开一次。主要内容为：听取协会年度工作情况及年度财务收支情况汇报；讨论、研究次年工作计划；审议协会人事变更；制定或修改除协会章程及会费收取标准外的规章制度；研究通过其他重大事项。理事大会可根据需要由会长临时召集。

2、会长办公会议：由会长牵头，秘书处负责组织，会长、副会长、秘书长及专项工作负责人参加。原则上每半年召开一次。主要研究、讨论协会重大事项的实施方案及其他重要工作。也可根据需要由会长临时召集。

3、秘书处办公会议：由秘书长（或常务副秘书长）召集，秘书处全体人员参加。原则上每月召开一次。主要内容：听取各部门日常工作，部署近期工作。

4、专业委员会负责人会议：由协会秘书处牵头组织，各专业委员会负责人参加，邀请社团登记管理机关、业务主管部门监督指导。原则上每年召开一次。主要内容：听取专委会年度工作开展情况汇报，研讨协会工作计划及专委会次年度重点工作。

5、专业委员会（团体会员单位）工作会：由专委会负责人（团体会员单位负责人）牵头组织，协会秘书处联络员、专委会联系秘书长等相关人员参加。可邀请本会会长、秘书长参加。不定期召开。主要内容为：研究布置专委会工作，通报、讨论行业重要情况，决定专委会重要事项。会议形式包括：研讨会、论坛、沙龙、培训等。

6、协会年会（会员大会）：由秘书处牵头组织，所有理事及会员代表参加，特邀登记管理机关、业务主管部门及相关协会代表参加。每年召开一次。主要内容是听取协会年度工作情况汇报及次年工作计划；通报、讨论重大情况；表彰先进；专题研讨；对必要的理事成员调整、协会章程及会费收取标准修改等重大事项进行表决。年会可与协会理事大会合并召开。

二、会议要求

1、各会议必须符合程序要求，会前有计划，会后有总结，努力提高会议效率。

2、会员大会、理事会、常务理事会议工作报告、决议、决定、会议纪要、会议通知等由秘书处负责起草文件，对有保存价值的文件，由秘书处负责整理立卷归档。

3、会议记录由秘书处人员记录。会议记录本由秘书处存档备查。

4、与会人员必须办理签到手续，会议签到表由秘书处存档备查。如本人未到，签到表上应注明请假、无故缺席、委派代表等情况，以备对到会情况进行考核。

5、参加会议的对象接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前2天向秘书处请假或通知秘书处委派代表参加，由秘书处报告会议主持人。

6、对于会长办公会议，本人不能亲自参会者需书面授权全权代表参会，考虑对其他参会人员职级的尊重，全权代表一般应为本单位数据信创相关部门正职或以上负责人员（单位中层正职以上），否则视为缺席。

三、附则

1、本制度由协会秘书处负责解释。

2、本制度从2022年01月16日起施行。

山东省数据和信息技术应用创新协会

2022年1月16日